O departamento pessoal é responsável pelo cumprimento das obrigações previstas na CLT, demais leis do direito do trabalho e previdenciário. São criadas rotinas para executar essas obrigações. Aprenda as rotinas essenciais!
O Departamento Pessoal é a seção dentro do RH responsável pela parte jurídica da gestão de pessoas referente ao vínculo empregatício, sendo responsável pelo cumprimento da obrigação prevista na CLT e demais Leis inerente ao Direito do Trabalho e Previdenciário.
As rotinas devem ser executadas cuidadosamente para evitar prejuízo e passivo trabalhista.
Para executar as rotinas com excelência fique atento as dicas:
Rotina de Admissão
A rotina de admissão é de grande importância para que a gestão de pessoas seja feita de forma correta, a contratação deve seguir os seguintes passos:
Realização do ASO admissional;
Fazer ou pedir a qualificação cadastral para o eSocial;
Solicitação de documentos pessoais para a contratação;
Envio das informações ao eSocial referente a admissão por meio dos arquivos S2190 - Registro Preliminar de Trabalhador ou S2200 – Admissão de Trabalhador, pelo menos um dia antes do início da prestação de serviço;
Envio de informações ao eSocial do arquivo S2300 no caso de contratação de autônomo, diretor não empregador e estagiário;
Implantação do novo empregado nos benefícios concedidos pela empresa por força de Lei, convenção ou acordo coletivo, ou ainda, por liberalidade do empregador. Exemplo: vale-transporte, vale-alimentação e plano de saúde e odontológico e auxílio-educação;
Celebração do contrato de experiência;
Celebração de acordo de prorrogação e compensação de horas;
Celebração de banco de horas;
Assinatura do Termo de Responsabilidade e a solicitação da cópia do cartão de vacinação ou declaração escolar, para fins de Salário Família;
Termo de autorização de descontos legais obrigatórios como INSS, IRRF e os decorrentes de danos causados pelo empregado. Exemplo: multa de trânsito, substituição de equipamento queimado por mau uso pelo empregado, reparação de danos em veículo da empresa entre outros;
Termo de autorização de utilização de dados pessoais de acordo com a LGPD;
Termo de autorização de depósito de pagamento de salário na conta bancária ou conta salário;
Fornecimento da cópia do regulamento interno.
Rotina de Folha de Pagamento
Para a elaboração da folha de pagamento, o empregador deve observar as seguintes exigências legais sobre esta rotina:
Relacionar as categorias de trabalhadores que constarão da folha de pagamento, tais como, empregado e contribuinte individual;
Descrever o nome, a função ou a prestação de serviço;
Informar as seguradas em gozo de salário maternidade, a informação deve constar do SEFIP/GFIP para os empregadores que ainda não estão sujeito ao envio dos eventos periódicos; e para os que já estão, os arquivo S1200 - Remuneração do Trabalhador do RGPS e S1210 - Pagamento de Rendimento do Trabalho;
Destacar as parcelas de natureza salarial e parcelas de natureza não salarial que serão pagas aos empregados;
Lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;
Informar a cota de salário família paga aos empregados que tem remuneração até R$ 1.503,25 no valor de R$ 51,27;
Verificar nos cartões de pontos o cumprimento integral da jornada de trabalho durante o mês, observando se houve atraso, saídas antecipas ou falta injustificada para desconto, ou compensação em banco de horas negativo, se for o caso;
Gerar as guias de pagamento: GPS, GFRGTS e DARF.
Rotinas de Gestão de Afastamento
A rotina de gestão de afastamento é executada por meio das informações prestadas no eSocial no arquivo S2230 – Afastamentos Temporários e deve ser informado nos seguintes casos:
Atestado médico superior a 15 dias
Férias
Acidente de Trabalho
Licença remunerada ou não
Prisão do empregado
Violência Doméstica - Lei Maria da Penha
Licença Maternidade
Aposentadoria por invalidez
Suspensão disciplinar
A gestão de afastamento deve ser executada com diligência, uma vez, que a ausência de informação pode gerar a empresa, prejuízo financeiro, a exemplo do pagamento do salário maternidade, em que só é possível gerar crédito para dedução na guia de contribuição previdenciária (GPS/DARF) se houver a informação de afastamento da trabalhadora no arquivo S2230.
Outra situação é a do afastamento por atestado médico em que a informação deve ser enviada no 16º dia de afastamento, em algumas situações nem sempre o afastamento ocorre num único atestado, neste caso, a empresa deve observar se no período de sessenta dias (60) dias os atestados apresentados somam mais de 15 dias, lembrando que a soma dos atestados só é possível pela mesma doença com o mesmo CID ou CID correlato. Na ausência do envio da comunicação de acidente de trabalho – CAT a empresa pode ser autuada, e responsabilizada para efeito de pagamento de indenização pela ocorrência do acidente de trabalho.
Rotina de Gestão de Saúde e Segurança no Trabalho
Uma das obrigações acessórias da empresa é, o gerenciamento do ambiente de trabalho na gestão de risco ambiental do trabalho, que consiste na elaboração de um programa de controle médico de saúde ocupacional e prevenção de risco ambiental, por isso, a cada ano toda a empresa deverá realizar:
Exames médicos periódicos;
Programa de Prevenção de Risco Ambiental – PPRA, que visa a proteção da saúde dos trabalhadores por meio da antecipação, do reconhecimento, da avaliação e do controle da ocorrência do risco ambiental;
PCMAT – obrigatório na industrial da construção cível e substitui o PPRA, visa a implementar medidas de controle e sistemas preventivos de segurança nos processos, nas condições e no meio ambiente de trabalho;
Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR), que é obrigatório para as atividades relacionadas à mineração e substitui o PPRA para essas atividades;
Programa de Saúde Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO que deverá ser elaborado e implementado pela empresa, a partir do PPRA, PGR e PCMAT, com o caráter de promover a prevenção, o rastreamento e o diagnóstico precoce dos agravos à saúde relacionados ao trabalho;
PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário, para os trabalhadores exposto a agente de risco ocupacional, constituindo documento histórico-laboral individual do trabalhador, para fins de concessão de aposentadoria especial.
Rotina de Rescisão Contratual
Na rotina de rescisão contratual a empresa deverá seguir os seguintes passos:
Concessão de Aviso Prévio;
Se for pedido de demissão, o trabalhador deverá apresentar uma carta de demissão de próprio punho, para anexar ao aviso prévio;
Realizar o exame demissional;
Informar o desligamento no eSocial no arquivo S 2299 – Desligamento no prazo de 10 dias se houver levantamento do FGTS, e até o dia 15 do mês seguinte se não houver levantamento do FGTS.
Realizar o pagamento das verbas rescisórias no prazo de 10 dias a contar do termino do contrato, assim, se o aviso prévio for indenizado, o prazo inicia no dia seguinte da data concessão, se for, aviso prévio trabalhado, no dia seguinte ao termino do prazo do aviso.
Penalidades
A empresa pode sofrer penalidades pesadas caso deixe de cumprir as rotinas e suas obrigações, entre elas, destacamos:
Falta de registro do empregado, multa de R$ 3.000,00 por empregado não registrado, multa de R$ 800,00 por empregado não registrado, no caso da microempresa e empresa de pequeno porte enquadrada no Simples nacional.
Falta de envio de informação sobre concessão de férias, informação de afastamento por doença ou acidente de trabalho, multa de R$ 600,00;
Deixar de elaborar a folha de pagamento, multa de R$ 636,17;
Deixar de descontar do empregado a contribuição previdenciária, multa de R$ 636,17;
Deixar de elaborar o PPP, multa de R$ 636,17;
Deixar de contabilizar a folha de pagamento, multa de R$ 6.361,73;
Deixar de Implantar o PCMSO, multa a partir de R$ 1.4321,00.
Vimos as rotinas do departamento pessoal, e os pontos importantes em cada uma. Também foi apresentada algumas penalidades pelo não cumprimento das rotinas, porém, não é só com as elas que devemos nos preocupar, as ações trabalhistas é uma grande dor de cabeça.