• Ester Lima Pereira

Rotinas de Departamento Pessoal: Tudo o que você precisa saber

Atualizado: Abr 6

O departamento pessoal é responsável pelo cumprimento das obrigações previstas na CLT, demais leis do direito do trabalho e previdenciário. São criadas rotinas para executar essas obrigações. Aprenda as rotinas essenciais!


O Departamento Pessoal é a seção dentro do RH responsável pela parte jurídica da gestão de pessoas referente ao vínculo empregatício, sendo responsável pelo cumprimento da obrigação prevista na CLT e demais Leis inerente ao Direito do Trabalho e Previdenciário.


As rotinas devem ser executadas cuidadosamente para evitar prejuízo e passivo trabalhista.


Para executar as rotinas com excelência fique atento as dicas:


Rotina de Admissão


A rotina de admissão é de grande importância para que a gestão de pessoas seja feita de forma correta, a contratação deve seguir os seguintes passos:

  • Realização do ASO admissional;

  • Fazer ou pedir a qualificação cadastral para o eSocial;

  • Solicitação de documentos pessoais para a contratação;

  • Envio das informações ao eSocial referente a admissão por meio dos arquivos S2190 - Registro Preliminar de Trabalhador ou S2200 – Admissão de Trabalhador, pelo menos um dia antes do início da prestação de serviço;

  • Envio de informações ao eSocial do arquivo S2300 no caso de contratação de autônomo, diretor não empregador e estagiário;

  • Implantação do novo empregado nos benefícios concedidos pela empresa por força de Lei, convenção ou acordo coletivo, ou ainda, por liberalidade do empregador. Exemplo: vale-transporte, vale-alimentação e plano de saúde e odontológico e auxílio-educação;

  • Celebração do contrato de experiência;

  • Celebração de acordo de prorrogação e compensação de horas;

  • Celebração de banco de horas;

  • Assinatura do Termo de Responsabilidade e a solicitação da cópia do cartão de vacinação ou declaração escolar, para fins de Salário Família;

  • Termo de autorização de descontos legais obrigatórios como INSS, IRRF e os decorrentes de danos causados pelo empregado. Exemplo: multa de trânsito, substituição de equipamento queimado por mau uso pelo empregado, reparação de danos em veículo da empresa entre outros;

  • Termo de autorização de utilização de dados pessoais de acordo com a LGPD;

  • Termo de autorização de depósito de pagamento de salário na conta bancária ou conta salário;

  • Fornecimento da cópia do regulamento interno.

Rotina de Folha de Pagamento


Para a elaboração da folha de pagamento, o empregador deve observar as seguintes exigências legais sobre esta rotina:

  • Relacionar as categorias de trabalhadores que constarão da folha de pagamento, tais como, empregado e contribuinte individual;

  • Descrever o nome, a função ou a prestação de serviço;

  • Informar as seguradas em gozo de salário maternidade, a informação deve constar do SEFIP/GFIP para os empregadores que ainda não estão sujeito ao envio dos eventos periódicos; e para os que já estão, os arquivo S1200 - Remuneração do Trabalhador do RGPS e S1210 - Pagamento de Rendimento do Trabalho;

  • Destacar as parcelas de natureza salarial e parcelas de natureza não salarial que serão pagas aos empregados;

  • Lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

  • Informar a cota de salário família paga aos empregados que tem remuneração até R$ 1.503,25 no valor de R$ 51,27;

  • Verificar nos cartões de pontos o cumprimento integral da jornada de trabalho durante o mês, observando se houve atraso, saídas antecipas ou falta injustificada para desconto, ou compensação em banco de horas negativo, se for o caso;

  • Gerar as guias de pagamento: GPS, GFRGTS e DARF.

Rotinas de Gestão de Afastamento


A rotina de gestão de afastamento é executada por meio das informações prestadas no eSocial no arquivo S2230 – Afastamentos Temporários e deve ser informado nos seguintes casos:

  • Atestado médico superior a 15 dias

  • Férias

  • Acidente de Trabalho

  • Licença remunerada ou não

  • Prisão do empregado

  • Violência Doméstica - Lei Maria da Penha

  • Licença Maternidade

  • Aposentadoria por invalidez

  • Suspensão disciplinar

A gestão de afastamento deve ser executada com diligência, uma vez, que a ausência de informação pode gerar a empresa, prejuízo financeiro, a exemplo do pagamento do salário maternidade, em que só é possível gerar crédito para dedução na guia de contribuição previdenciária (GPS/DARF) se houver a informação de afastamento da trabalhadora no arquivo S2230.


Outra situação é a do afastamento por atestado médico em que a informação deve ser enviada no 16º dia de afastamento, em algumas situações nem sempre o afastamento ocorre num único atestado, neste caso, a empresa deve observar se no período de sessenta dias (60) dias os atestados apresentados somam mais de 15 dias, lembrando que a soma dos atestados só é possível pela mesma doença com o mesmo CID ou CID correlato. Na ausência do envio da comunicação de acidente de trabalho – CAT a empresa pode ser autuada, e responsabilizada para efeito de pagamento de indenização pela ocorrência do acidente de trabalho.


Rotina de Gestão de Saúde e Segurança no Trabalho

Uma das obrigações acessórias da empresa é, o gerenciamento do ambiente de trabalho na gestão de risco ambiental do trabalho, que consiste na elaboração de um programa de controle médico de saúde ocupacional e prevenção de risco ambiental, por isso, a cada ano toda a empresa deverá realizar:

  • Exames médicos periódicos;

  • Programa de Prevenção de Risco Ambiental – PPRA, que visa a proteção da saúde dos trabalhadores por meio da antecipação, do reconhecimento, da avaliação e do controle da ocorrência do risco ambiental;

  • PCMAT – obrigatório na industrial da construção cível e substitui o PPRA, visa a implementar medidas de controle e sistemas preventivos de segurança nos processos, nas condições e no meio ambiente de trabalho;

  • Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR), que é obrigatório para as atividades relacionadas à mineração e substitui o PPRA para essas atividades;

  • Programa de Saúde Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO que deverá ser elaborado e implementado pela empresa, a partir do PPRA, PGR e PCMAT, com o caráter de promover a prevenção, o rastreamento e o diagnóstico precoce dos agravos à saúde relacionados ao trabalho;

  • PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário, para os trabalhadores exposto a agente de risco ocupacional, constituindo documento histórico-laboral individual do trabalhador, para fins de concessão de aposentadoria especial.

Rotina de Rescisão Contratual

Na rotina de rescisão contratual a empresa deverá seguir os seguintes passos:

  • Concessão de Aviso Prévio;

  • Se for pedido de demissão, o trabalhador deverá apresentar uma carta de demissão de próprio punho, para anexar ao aviso prévio;

  • Realizar o exame demissional;

  • Informar o desligamento no eSocial no arquivo S 2299 – Desligamento no prazo de 10 dias se houver levantamento do FGTS, e até o dia 15 do mês seguinte se não houver levantamento do FGTS.

  • Realizar o pagamento das verbas rescisórias no prazo de 10 dias a contar do termino do contrato, assim, se o aviso prévio for indenizado, o prazo inicia no dia seguinte da data concessão, se for, aviso prévio trabalhado, no dia seguinte ao termino do prazo do aviso.

Penalidades

A empresa pode sofrer penalidades pesadas caso deixe de cumprir as rotinas e suas obrigações, entre elas, destacamos:

  • Falta de registro do empregado, multa de R$ 3.000,00 por empregado não registrado, multa de R$ 800,00 por empregado não registrado, no caso da microempresa e empresa de pequeno porte enquadrada no Simples nacional.

  • Falta de envio de informação sobre concessão de férias, informação de afastamento por doença ou acidente de trabalho, multa de R$ 600,00;

  • Deixar de elaborar a folha de pagamento, multa de R$ 636,17;

  • Deixar de descontar do empregado a contribuição previdenciária, multa de R$ 636,17;

  • Deixar de elaborar o PPP, multa de R$ 636,17;

  • Deixar de contabilizar a folha de pagamento, multa de R$ 6.361,73;

  • Deixar de Implantar o PCMSO, multa a partir de R$ 1.4321,00.

Vimos as rotinas do departamento pessoal, e os pontos importantes em cada uma. Também foi apresentada algumas penalidades pelo não cumprimento das rotinas, porém, não é só com as elas que devemos nos preocupar, as ações trabalhistas é uma grande dor de cabeça.




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